I denne artikkelen viser vi hvordan Fjell-Ljom siden april i år har forsøkt få informasjon fra kommunen i saken om mulighetsstudien for et nytt Ålentorg.
– Vi har endelig nå kommet i posisjon til å dele mer og det er vi svært glad for, var det siste kommunedirektør Mona Evensen Goa skrev til oss i Fjell-Ljom.
På det tidspunktet var all informasjon i saken unntatt både pressen og innbyggerne i Holtålen.
– Vi ønsker å ivareta innbyggerne våre og eierinteressene [i Ålentorget, red.anm.] best mulig, sa kommunedirektør Goa på pressekonferansen Holtålen kommune holdt sammen med Coop Oppdal onsdag 21. februar i år.
– Måten kommunen har behandlet avisas innsynsbegjæring på, viser at kommunen gjør alt den kan for å unngå innsyn i en sak som i aller høyeste grad angår kommunens innbyggere og skattebetalere. Kommunen stryker på alle punkter.
Det er presseekspert Gunnar Bodahl-Johansens kommentar når han får se tidslinja over kommunikasjonen mellom Fjell-Ljom og Holtålen kommune siden april.
Tidslinja
For å finne ut hvordan Holtålen kommune ivaretar innbyggerne og eierinteressene i Ålentorget best mulig i denne saken, søkte Fjell-Ljom 29. april om innsyn i saken om riving av Ålentorget og bygging av Extra-butikk i Ålen sentrum.
Ifølge Offentlighetsloven har alle i Norge rett til innsyn i saker som blir behandlet i kommunene. Det finnes visse unntak i denne retten, men for mange av dokumentene i saken om mulighetsstudien for et nytt Ålentorg gjelder ikke disse unntakene.
29.04.2024. E- post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune: «Hei,
Fjell-Ljom ber om innsyn i alle dokumenter som angår og som er relatert til
mulighetsstudien for et nytt Ålentorg.»
03.05.2024. E-post fra Holtålen kommune til Fjell-Ljom: «Viser til begjæring av 29.04.24. Dette er tredje virkedagen etter at vi mottok forespørselen. Slik vi forstår begjæringa er den omfattende, og anses dermed som ressurskrevende. Vi regner med å starte behandlinga av saken i løpet av den kommende uka. Når vi ser hen til sakens omfang og karakter sett i sammenheng med ressursene som kreves for å utarbeide dokumentet må vi komme tilbake med ett forventet leveringstidspunkt.»
22.08.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune: «Fjell-Ljom ba den 29. april om inn innsyn i alle dokumenter som angår og som er relatert til mulighetsstudien for et nytt Ålentorg. Vi har ikke mottatt moen dokumenter. Hva er status på behandlinga av innsynsbegjæringa?»
Vi får bare et automatisk svar der kommunen takker for henvendelsen
03.09.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune: «Hei, jeg sendte opprinnelig begjæring om innsyn den 29. april. Den 22. august ba jeg om en statusoppdatering på behandlinga av innsynet. Jeg har ikke fått svar på forespørsel om status. Minner om at det nå er gått mer enn fire måneder siden dere mottok innsynsbegjæringa.»
04.09.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune: «Vedlagt klage på manglende dokumentinnsyn. Begjæring om innsyn er sendt Holtålen kommune 29. april, deretter purret på flere ganger. Kommunen har sluttet å svare på henvendelsene.» Vedlagt følger klage over to sider.
04.09.2024. E-post fra Holtålen kommune til Fjell-Ljom: «Det vises til henvendelse av 22.08 og 03.09. Først bemerkes det at en svarrespons på 9 virkedager må forventes i møte med forvaltninga. Således finnes ikke grunnlag for å konkludere at Kommunen har sluttet å svare. Svar kan forventes om to uker.» Disse tidsfristene avviker kraftig fra fristene Offentlighetsloven og Sivilombudet krever fra kommunene.
05.09.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune: «Hei, Mona. Jeg tror du misforstår. Henvendelsen min er en klage på manglende svar på innsynsbegjæring sendt til Holtålen kommune 29. april. Det er fire måneder siden. Ikke ni dager. Ber om bekreftelse på at klage på manglende innsyn, ref. tidligere oversendt som PDF, blir behandlet og svart snarest mulig.»
24.09.2024. E-post fra Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa, til Fjell-Ljom: «Det vises til tidligere korrespondanse, da bakgrunn for sen tilbakemelding skyldes stor arbeidsmengde og ett særskilt innsynskrav. Forespørslene tolkes til å gjelde alternativer som Coop Oppdal har vurdert som lokasjon for en ny Coop Extra butikk i Ålen. Forespørselens art har medført behov for å definere hva ett «dokument» regnes for å være jf. Offentleglova § 4. Vår vurdering er støttet på NOU 2003:30 s.257. I Holtålen kommune er de eneste dokumentene som har status «ferdigstilt» og er framlagt for Holtålen komme følger vedlagt.» Vi mottar kun ett dokument fra kommunedirektøren. Les mer om det under.
30.09.2024. Telefonsamtale mellom Fjell-Ljom og kommunedirektør Mona Evensen Goa. Fjell-Ljom ønsker å spørsmål ved behandlinga av denne innsynssaken og starter med å spørre om vi har mottatt alle dokumentene i saken. Evensen Goa bekrefter at dette er alle dokumentene i saken. Hun spør om hun får alle spørsmålene til gjennomlesing. Fjell-Ljom bekrefter dette. Les mer om telefonsamtalen under.
04.10.2024. E-post fra Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa, til Fjell-Ljom. Kommunedirektøren etterspør spørsmålene.
07.10.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa. Fjell-Ljom sender spørsmålene til kommunedirektøren. Denne e-posten inneholder sju spørsmål Fjell-Ljom ønsker svar på.
09.10.2024. E-post fra Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa, til Fjell-Ljom. Kommunedirektøren ønsker å vite mer om det overordnede formålet med spørsmålene.
09.10.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa. Fjell-Ljom svarer på det overordnede formålet med spørsmålene.
15.10.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune. Fjell-Ljom sender en ny innsynsbegjæring som er mer detaljert og der vi også ber å få utlevert en dokumentoversikt.
17.10.2024. E-post fra Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa. Kommunedirektøren svarer på spørsmålene. Les svarene under.
18.10.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa. Fjell-Ljom sender oppfølgingsspørsmål til svarene fra kommunedirektøren. Disse er fortsatt ikke besvart.
18.10.2024. E-post fra Holtålen kommune, ved kommunedirektør Mona Evensen Goa, til Fjell-Ljom. Holtålen kommune avslår Fjell-Ljoms siste innsynsbegjæring.
18.10.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Holtålen kommune og Statsforvalteren i Trøndelag. Fjell-Ljom klager på avgjørelsen om avslag på innsyn.
28.10.2024. E-post fra Fjell-Ljom til Statsforvalteren i Trøndelag. Redaktør i Fjell-Ljom, Liv Maren Mæhre Vold, etterspør status i klagen på avslag på innsyn.
28.10.2024. E-post fra Statsforvalteren i Trøndelag til Fjell-Ljom og Holtålen kommune. Statsforvalteren påpeker at Holtålen kommune er riktig mottaker av klagen og at kommunen er riktig instans for å orientere Fjell-Ljom i status for klagesaken.
Tidsfrister
I Norge styrer offentlighetsloven innsyn i kommunal, fylkesmessig og statlig forvaltning. Her står det, i §29, at «Kravet skal avgjerast utan ugrunna opphald».
Sivilombudet, som skal sikre at offentlig forvaltning ikke øver urett mot borgerne, definerer tydeligere hva som kan forventes når det gjelder tidsfrister. Sivilombudet har en egen innsynsguide med informasjon om hva du kan forvente fra kommunens side. Her kan vi lese følgende:
- Jeg kan normalt forvente svar innen 1–3 arbeidsdager.
- Jeg kan regne det som et avslag om forvaltningsorganet ikke har svart innen fem arbeidsdager.
Videre står det at «De fleste
innsynskrav er såpass enkle at de bør kunne avgjøres
samme dag som de er mottatt. Sivilombudet har i en
rekke tidligere uttalelser sagt at de fleste innsynskrav
bør kunne behandles samme dag eller i alle fall innen
én til tre arbeidsdager, men at det i enkelte tilfeller kan
ta lengre tid. [...] I alle tilfeller må
det foreligge en saklig begrunnelse for å fravike lovens
utgangspunkt.»
Kommunedirektør Mona Evensen Goa grunngir at kommunen fraviker fra lovens utgangspunkt i sitt svar 03.05.2024. «Slik vi forstår begjæringa er den omfattende, og anses dermed som ressurskrevende.»
Fikk ett dokument
I svaret fra Evensen Goa den 24.09.2024 er det vedlagt dokumenter fra saksgangen om Ålentorget og ny Extra-butikk i Ålen sentrum. Nærmere bestemt er det vedlagt ett dokument, en PowerPoint-presentasjon. Dette er akkurat det samme dokumentet Fjell-Ljom fikk tilsendt fra Olve Morken i Holtålen kommune i forbindelse med pressekonferansen i Ålen 21. februar.
Vi fikk altså tilsendt ett dokument. Samtidig har kommunedirektøren tidligere formulert innsynsbegjæringa på følgende måte: «Slik vi forstår begjæringa er den omfattende».
I svaret skriver kommunedirektør Mona Evensen Goa, som nevnt tidligere, at «Forespørselens art har medført behov for å definere hva ett «dokument» regnes for å være jf. Offentleglova § 4.», men i offentlighetsloven står det tydelig hva et dokument er:
«Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.»
Ifølge Holtålen kommune eksisterer altså ingen andre dokumenter, e-poster eller meldingsutveksling i saken, foruten en PowerPoint-presentasjon som Coop Oppdal viste under en pressekonferanse i februar.
Telefonsamtalen
Etter å ha mottatt svaret og PowerPoint-presentasjonen ringte vi til kommunedirektør Evensen Goa for å stille spørsmål om resultatet av innsynsbegjæringa.
– Hovedspørsmålet er om dette er alle dokumentene i saken om Ålentorget og bygging av Extra-butikk i Ålen sentrum. Har vi fått alle dokumentene i saken nå?
– Ja, forespørselen var jo dokumenter som gikk på alternativer for plassering av Coop Extra-en som Holtålen har mottatt. Sånn som vi forsto det. Er det riktig?
– Nei, det er ikke riktig. Vi har søkt innsyn i alle dokumentene som har med prosessen rundt Ålentorget og bygging av ny Extra-butikk, ikke bare hvilke alternativer som er vurdert, men hele prosessen rundt det.
– I utgangspunktet har vi forholdt oss til den forespørselen som jeg beskrev. Så har vi måttet gå en definisjonsrunde på hva et dokument er. Det dere har fått tilsendt, er ikke e-poster, kommunikasjon eller innkalling til møter med leietakere. Men jeg kan dobbeltsjekke, for jeg trodde det var forespørselen.
– Det står ganske tydelig i innsynskravet hva det gjelder, og når det gjelder dokumenter, så står det og tydelig i Offentlighetsloven hva som regnes som et dokument. Vil dere nå forholde dere til tidsfristene som Sivilombudsmannen [Sivilombudet, red.anm.] har satt opp eller har dere en egen frist?
– Vi må forholde oss til den tidsfristen som eksisterer.
– Sivilombudet sier at innsynskrav helst skal besvares i løpet av én virkedag og tre er maksgrensa.
– Vi vil til enhver tid prøve å etterleve meroffentlighet, og vi vil prøve å levere på de forespørslene som er, og det gjør administrasjonen i Holtålen kommune etter beste evne. Når det er slik at vi er i en løpende dialog, så om man rykker tilbake til start på én dags frist, det er noen diskusjoner man kan ta på et senere tidspunkt. Nå skriver vi mandag klokka halv fem, og vi har hele, fulle dager med arbeid, derfor skal vi se hva vi får til. Vi prøver ikke å være vanskelige, vi prøve så godt vi kan til enhver tid, men det er ikke alltid vi lykkes med alt.
– Men dere må forholde dere til gjeldende lover og regler likevel, ikke sant?
– Ja, det prøver vi å etterleve.
– Det er ikke bestandig å prøve er nok. Dere er vel nødt til å forholde dere til lover og regler?
– Ja, det er det vi prøver til enhver tid å etterstrebe, å ha en forsvarlig og lovlig drift. Men den diskusjonen vi har kommet inn i skjønner jeg ikke at det er grunnlag for. Vi skal, som sagt, prøve å komme tilbake til dere innenfor de neste tre dagene.
– Det er siste frist.
Svarene fra kommunedirektøren
Etter hvert mottar vi svarene fra kommunedirektør Goa, som du kan lese under. Fjell-Ljoms spørsmål og tekst i uthevet skrift. Svaret fra kommunedirektøren i vanlig skrift.
Her er det verdt å merke seg at Offentlighetslovens §2 sier at loven gjelder for kommunene, §3 sier at alle kommunens saksdokumenter er åpne for innsyn dersom loven ikke sier noe annet, §14 unntar administrasjonens egne dokumenter, som ikke er sendt ut av administrasjonen, fra innsyn og §15 sier at samme regel gjelder for organer som er underordnet administrasjonen. Det er viktig å understreke at dette er en forenklet gjengivelse av loven.
Er dette alle dokumentene i saken om Ålentorget og bygging av Extra-butikk? Per nå er dette de «dokumenter» som faktisk er lagt fram for Holtålen kommune jf. Offentleglova § 2. Øvrig av vårt arbeid er foreløpig organinterne og saksforberedende dokumenter som ikke er ferdigstilt, og oversendes derfor ikke per nå. Dette for å få til forsvarlige politiske avgjørelsesprosesser for politiske forhandlingsutvalget fram mot behandling i Kommunestyret jf. Offentlighetsloven §§ 3,14 og 15.
I svarbrevet står det at for sen tilbakemelding skyldes stor arbeidsmengde og «ett særskilt innsynskrav». Hva menes med «ett særskilt innsynskrav»? Særskilt fordi her opptrer Holtålen kommune i en rolle som eier av en eiendom og ikke sedvanlige normerte og lovpålagte oppgaver. Vi måtte derfor foreta en avstemning for å vurdere og konkludere jf. ovenfor. Vi har beklageligvis ikke lyktes med å få til det før etter sommeren.
Hvorfor får ikke pressen tilgang til resten av dokumentene i saken om Ålentorget og bygging av ny Extra-butikk? Se svar spm. 1
Hvorfor tok det så lang tid å svare på forespørselen om utlevering av dokumentene? Vi sendte innsynskravet i april. Se svar spm. 2.
I Fjell-Ljoms innsynsbegjæring skriver vi at «Fjell-Ljom ber om innsyn i alle dokumenter som angår og som er relatert til mulighetsstudien for et nytt Ålentorg.» Hvorfor begrenser dere innsynet på denne måten: «Forespørslene tolkes til å gjelde alternativer som Coop Oppdal har vurdert som lokasjoner for en ny Coop Extra butikk i Ålen»? Se svar spm. 1
Hvorfor begrenser dere innsynet til dokumenter som har status «ferdigstilt» og framlagt for Holtålen kommune? Det følger ikke av offentlighetslovens bokstav. Se svar. spm. 1
Forsøker dere å sabotere pressens dekning av saken? Nei, vårt fokus er å etterstrebe en forsvarlige prosesser sammen med forhandlingsutvalget fram mot politisk sluttbehandling. Sluttbehandling blir som nevnt i møtet 17.12 sammen med alle de øvrige sakene med økonomisk karakter i tråd med politisk ønske, jf. trekk av barnehagesaken om «løpende opptak» på sep.
Helt stengt
Den siste utviklinga i saken fra Holtålen kommunes side er altså at de fullstendig stenger hele saken om riving av Ålentorget og bygging av Extra-butikk i Ålen sentrum for innsyn. Dette til tross for at både Offentlighetsloven og Kommunalloven støtter pressens rett til innsyn.
